KI-generierter Spendenbrief: Wie ChatGPT bei der Gewinnung von Spenden hilft

Kennen Sie das? Sie möchten einen Spendenbrief an potenzielle Unterstützer Ihrer gemeinnützigen Organisation schreiben und ringen schon zu Beginn dieser Aufgabe um jeden Satz. Dabei wissen Sie genau, wofür Sie die benötigten Spenden benötigen und warum es ohne Spenden nicht zur Finanzierung eines bestimmten Vorhabens oder Projekts kommen kann. An dieser Stelle kann „ChatGPT“ eine wertvolle Unterstützung für Sie sein.

Was ist und kann „ChatGPT“?

„ChatGPT „ist ein vom US-amerikanischen Unternehmen OpenAI1 entwickeltes und im November 2022 öffentlich zugänglich gemachtes KI-Modell, ein sog. Chatbot, der „auf einem Computermodell [beruht], das mithilfe von Methoden der künstlichen Intelligenz (KI) auf die Verarbeitung sprachlicher Daten trainiert wurde. Er kann in kürzester Zeit eloquent erscheinende Antworten zu den unterschiedlichsten Themen generieren, ganze Essays oder Computerprogramme erstellen (…) und das in verschiedenen Sprachen.

GPT steht für „Generative Pre-Trained Transformer“, was auf die Funktionsweise hinweist. Das lernfähige Modell wurde anhand von Millionen Dokumenten darauf trainiert, menschliche Sprache zu verstehen und darauf zu reagieren. Es kann nicht nur ganz unterschiedliche Textsorten überzeugend imitieren, sondern in Dialogen zu einer großen Bandbreite von Themen interagieren. Diese Fähigkeit übersteigt bisherige Chatbot-Entwicklungen. ChatGPT ist in der Lage, aus kurzen textlichen Eingaben, sog. Prompts, eine Aufgabe zu erschließen und in natürlicher Sprache zu antworten. So kann es mit verblüffend hoher Geschwindigkeit Aufgaben erledigen, die bislang Menschen vorbehalten waren.“¹

Das Programm kann in einer kostenfreien und verschiedenen kostenpflichtigen Versionen genutzt werden. Dafür ist eine Registrierung über die entsprechende Internetseite notwendig.²

So können Sie ChatGPT zum Schreiben eines Spendenbriefs einsetzen

Im Wesentlichen kommen zwei sehr unterschiedliche Vorgehensweisen in Betracht.

Bei Variante 1 stellen Sie dem Programm die relevanten Informationen zur Erstellung des Spendenbriefs direkt im ersten Prompt zur Verfügung. Dabei geben Sie – bei diesem Beispiel geht es um das Sammeln von Spenden für ein neues Ruderboot eines Sportvereins – folgenden Text im Eingabefeld des Programms ein:

„Hallo! Ich möchte einen Spendenbrief verfassen. Bitte hilf mir bei der Erstellung. Ich stelle dir folgende Informationen zur Verfügung:

1. Anlass/ Ziel des Spendenbriefs: die Finanzierung eines neuen Ruderboots, das 15.000 Euro kostet
2. Zielgruppe: Dauerspender unseres Vereins
3. Art der Spendenzahlung: Spenden können über das Spendenformular auf unserer Website getätigt oder auf das folgende Bankkonto überwiesen werden: XXX
4. Tonalität: emotional
5. Anredeformel: persönlich mit Nennung des Vornamens und der Anrede „Liebe/r“
6. Grußformel: Mit rudersportlichen, herzlichen Grüßen
7. Absender: Klaus Müller, Erster Vorsitzender Ruderklub Galeere
8. Ort und Datum des Versands: Musterstadt, Dezember 2024“.

Im Anschluss werden Sie binnen weniger Sekunden einen ersten guten Entwurf erhalten, den Sie weiter anpassen und optimieren können.

Wenn Sie sich bereits mit dem Thema Spendenbrief auseinandergesetzt haben, dann wissen Sie, dass es sinnvoll ist, im Brief persönliche Geschichten zu erzählen („Storytelling“), Orientierungswerte für Spendenhöhen zu geben („Shopping List“) und auch anzusprechen, was der Spender an Gegenleistungen (der zulässige Rahmen muss im Zweifelsfall mit einem Steuerberater und/oder der zuständigen Finanzbehörde abgeklärt werden) erhält. In diesem Beispiel würden Sie noch einmal folgenden Text zusätzlich im Eingabefeld eintippen und verarbeiten lassen:

„Bitte passe den Text durch die Verwendung der folgenden Informationen an:

1. Es soll die Geschichte erzählt werden, wie unser ältestes Vereinsmitglied Rudi mit dem inzwischen marode gewordenen Ruderboot vor 30 Jahren Landesmeister wurde, es nun aber Risse bekommen hat, die die Sicherheit der Bootsinsassen gefährden

2. Setze an das Ende des Briefs ein „P. S.“ mit dem folgenden Text: „P. S.: mit einer Spende von 50 Euro kann ein Ruder und für 100 Euro eine Sitzschale gekauft werden.“

3. Jeder Spender erhält Anfang des kommenden Jahres eine Spendenbescheinigung. Außerdem wird sein Name in den Bug des Boots graviert.

Sie werden mit Hilfe dieser Vorgehensweise ein gutes Ergebnis erzielen können. Sofern Sie aber noch nicht alle Informationen zu Beginn vorliegen haben und eher schrittweise vorgehen möchten, können Sie auch so verfahren, dass Sie dem Programm die relevanten Informationen durch Beantwortung eines Fragenkatalogs zur Verfügung stellen. Der entsprechende Prompt, die Eingabe, könnte dann wie folgt lauten:

„Hallo! Ich möchte einen Spendenbrief verfassen. Bitte stelle mir nacheinander die folgenden relevanten Fragen bzw. Punkte, um mit Hilfe dieser Informationen den Spendenbrief zu erstellen:

1. Was ist der Anlass, das Ziel des Spendenbriefs?
2. Wer ist die Zielgruppe, wer sind die Adressaten?
3. Wie können Spenden gezahlt werden?
4. In welcher Tonalität soll der Brief verfasst sein?
5. Wie sollen die Leser angesprochen werden, die Anrede ausfallen?
6. Mit welcher Grußformel soll der Brief enden?
7. Wer ist der Absender, die Absenderin?
8. Was soll als Ort und Datum des Versands angegeben werden?

Bitte stelle mir die nächste Frage erst, wenn die vorherige beantwortet wurde. Bitte erstelle im Anschluss an die Beantwortung der letzten Frage den Spendenbrief.“

Auf diese Weise können Sie dem Programm schrittweise die erforderlichen Daten zur Verfügung stellen. Bei Wahl dieser Variante jedoch zu beachten, dass jede Antwort auf die Fragen des Fragenkatalogs als neue Eingabe gilt und es in der kostenfreien Variante ein Limit für Eingaben gibt, das schnell erreicht sein könnte. Der Chat kann dann erst mit einer zeitlichen Verzögerung fortgesetzt werden.

Unabhängig für welche Variante Sie sich entscheiden. Sofern Sie mit einem Entwurf nicht zufrieden sein sollten, können Sie über die Funktion „regenerate response“ eine alternative Variante erstellen lassen. Sofern Sie das Ergebnis für gut oder sehr gut befinden, können Sie den Text kopieren und auf einem Briefpapier einfügen oder den Text in der kostenpflichtigen Version anschließend als Word-Dokument vom Programm ausgeben lassen.

Falls Sie übrigens bei der Erstellung jedes neuen Spendenbriefs dem Programm nicht wieder dieselben Informationen zu Ihrer Organisation zur Verfügung stellen möchten, können Sie wesentliche Informationen – Name, Geschichte, Ziele – in den sog. „Custom Instructions“ hinterlegen. Auf diese Informationen kann dann das Programm dauerhaft und unabhängig von einzelnen Chats immer wieder selbstständig zugreifen.

Hinweise zum Thema Datenschutz und Urheberrecht

Bitte setzen Sie sich vor Eingabe von Informationen mit der Frage auseinander, welche Daten besser nicht ins Programm eingespeist und von ihm verarbeitet werden sollten. Im Zweifelsfall sollten (nicht öffentliche) personen- bzw. organisationsbezogene Informationen/ Daten erst nachträglich, außerhalb des Programms, in den vom Programm erzeugten Spendenbrief-Entwurf eingefügt werden. Sie könnten bei der Eingabe dann erst einmal mit „Musterangaben“ arbeiten, z. B. nicht den echten Namen des Vereins verwenden, sondern mit einem Platzhalter wie „Musterverein“ arbeiten.

Zusätzlich können Sie über die Nutzung eines „Provisorischen Chats“ die Datenverwendung zu Trainingszwecken ausschalten. „ChatGPT“ verspricht dabei auch eine geringere Speicherdauer der eingegebenen Daten.

Halten Sie zu diesem Thema nach Möglichkeit Rücksprache mit dem Datenschutzbeauftragten Ihrer Organisation.

Als Urheber des Spendenbriefs gelten gemäß der aktuellen Nutzungsbedingungen des Programms übrigens Sie.³ Ob Sie dennoch gegenüber den Lesenden angeben wollen, dass Sie den Brief mit Hilfe von KI generiert haben – so wie es häufig bei von KI generierten Bildern gemacht wird – bleibt Ihnen überlassen.

Der KI-generierte Spendenbrief – ein perfekter Brief?

Es ist erstaunlich, in welcher Geschwindigkeit und in welch guter Sprachqualität „ChatGPT“ beim Verfassen von Spendenbriefen assistieren kann. Der Zeitgewinn wird insbesondere bei Menschen, die es nicht geübt sind, Texte zu schreiben, sehr groß sein.

Auch wenn Personen, die sich tagtäglich mit Spendenbriefen auseinandersetzen und damit auch Geld verdienen, einwenden mögen, dass das Programm – zum aktuellen Zeitpunkt – keinen „perfekten Spendenbrief“ verfassen kann, werden so auch gemeinnützige Organisationen, die noch keine Erfahrungen mit Spendenbriefen gesammelt haben, mit Hilfe des Programms auf unaufwändigere Weise potenzielle Unterstützer um Spenden bitten und Zeit für noch wichtigere Arbeit eingespart haben können.

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Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine rechtliche Beratung dar und ersetzt diese nicht. Der Beitrag wurde auf Grundlage seriöser Quellen (insbes. Fachliteratur) erstellt und soll der ersten Orientierung dienen.

Bitte beachten Sie, dass dieser Beitrag im Juli 2024 veröffentlicht wurde. Es ist anzunehmen, dass sich die Funktionsweise, die Anwendungsbereiche und der Wissensstand von "ChatGPT" mittlerweile verändert hat.

Wesentliche Quellen:

¹ Albrecht, Steffen: ChatGPT und andere Computermodelle zur Sprachverarbeitung – Grundlagen, Anwendungspotenziale und mögliche Auswirkungen. TAB-Hintergrundpapier Nr. 26, April 2023, S. 9. Online kostenfrei abrufbar unter: publikationen.bibliothek.kit.edu/1000158070)
² „ChatGPT“ kann in der Version 3.5 auch testweise und ohne Registrierung genutzt werden; die Nutzung ist in eingeschränkter Weise möglich; online unter: https://chatopenai.de
³ Hinweis zu Urheberschaft: „Eigentum an Inhalten. Zwischen Ihnen und OpenAI und im Rahmen des geltenden Rechts behalten Sie (a) Ihre Eigentumsrechte am Input und (b) besitzen den Output. Hiermit übertragen wir Ihnen alle unsere Rechte, Titel und Interessen, falls vorhanden, am Output.“ Quelle (Stand: Mai 2024): https://openai.com/policies/terms-of-use