KI-Technologien sinnvoll und überlegt einsetzen: Ein Leitfaden für gemeinnützige Organisationen

Neben Privatpersonen, öffentlichen Verwaltungen und Unternehmen stellen sich auch immer mehr gemeinnützige Organisationen die Frage, wie sie Künstliche Intelligenz¹ einsetzen können. Dieser Leitfaden soll Vereine, Stiftungen und andere gemeinwohlorientierte Akteure unterstützen, KI-basierte Systeme² und Programme³ verantwortungsvoll und auf Grundlage reflektierter Überlegungen und Entscheidungen zu nutzen.

1. Ziele und Strategie definieren

Ohne klare Ziele kann der Einsatz von KI unkoordiniert oder ineffizient verlaufen. Eine durchdachte Strategie hilft, KI gezielt und nachhaltig einzusetzen.

Empfehlungen:

• Identifizieren Sie die wichtigsten Herausforderungen Ihrer Organisation, die durch KI gelöst werden können.
• Entwickeln Sie klare Erfolgskriterien, um die Wirkung der eingesetzten KI-Systeme zu messen.
• Priorisieren Sie Projekte, bei denen KI den größten Mehrwert bietet.

Fragen, die beantwortet werden sollten:

• Was möchten wir mit KI erreichen (z. B. mehr Spenden, bessere Zielgruppenansprache)?
  Beispielantwort: Wir streben eine Steigerung der Spenden um 20 % innerhalb eines Jahres an.
   
• Welche Bereiche unserer Organisation könnten vom Einsatz von KI profitieren?
  Beispielantwort: Fundraising und Verwaltung.
   
• Wie messen wir den Erfolg des KI-Einsatzes? Welche Kennzahlen sind relevant?
  Beispielantwort: Erfolgskennzahlen könnten die Steigerung der Spendeneinnahmen oder die Reduktion administrativer Kosten oder zeitlicher Aufwände für bestimmte Aufgaben sein.

2. Auswahl eines passenden KI-Systems oder KI-Programms

Ein geeignetes KI-basiertes System oder -Programm entscheidet über den Erfolg der Anwendung. Die Auswahl sollte auf den Bedürfnissen und Ressourcen der Organisation basieren.

Empfehlungen:

• Führen Sie eine Bedarfsanalyse durch, um festzustellen, welche Technologien notwendig bzw. am besten geeignet sind.
• Berücksichtigen Sie Open-Source-Optionen⁵, um Kosten zu reduzieren und Flexibilität zu gewährleisten.
• Arbeiten Sie vorzugsweise mit Technologiepartnern zusammen, die Ihre Vision und Werte teilen bzw. gemeinnützigen Organisationen einen Rabatt auf ihre Produkte anbieten.⁶
• Integrieren Sie die KI-Lösung schrittweise und testen Sie sie in kleinen Projekten, bevor sie breit eingesetzt wird. Viele Software-Anbieter bieten auf Anfrage Testphasen an.
• Treten Sie nach Möglichkeit mit Organisationen in Kontakt, die bereits ein bestimmtes System oder Programm einsetzen und Sie über ihre praktischen Erfahrungen informieren können.

Fragen, die beantwortet werden sollten:

• Welche Aufgaben oder Prozesse sollen durch KI optimiert werden?
  Beispielantwort: Datenanalyse für gezieltes Fundraising.
   
• Passt das System zu unseren technischen und finanziellen Kapazitäten?
  Beispielantwort: Unser Budget und unsere technische Infrastruktur erlaubt den Einsatz einer Cloud-basierten Lösung.
   
• Ist das System benutzerfreundlich und skalierbar?
  Beispielantwort: Die Lösung kann von allen Mitarbeitenden – ggf. nach einer Schulung – verwendet werden und auch bei wachsender Datenmenge effizient arbeiten.
   

3. Datenschutz und ethisches Handeln sicherstellen

Die Qualität Ihrer Daten bestimmt, wie effektiv und verlässlich KI-Systeme arbeiten können. Datenschutz und ethisches Handeln ist essenziell, um die gesetzlichen Bestimmungen einzuhalten und Vertrauen zu bewahren.

Empfehlungen:

• Entwickeln Sie eine umfassende Datenstrategie, die alle Aspekte der Datenerfassung, -speicherung und -nutzung abdeckt und überprüfen Sie regelmäßig ihre Konformität mit aktuellen Datenschutzgesetzen.
• Schulen Sie Mitarbeiter im Umgang mit sensiblen Daten, um Fehler und Missbrauch zu vermeiden.
• Nutzen Sie Anonymisierungstechniken, um die Identifikation von Spendern, Mitgliedern, Projektteilnehmern oder anderen Personen zu verhindern und personenbezogene Daten zu schützen.
• Wählen Sie nach Möglichkeit Technologien, die DSGVO-konform bzw. -zertifiziert sind und die Einhaltung gesetzlicher Datenschutzvorgaben gewährleisten.⁷
• Setzen Sie sich mit den grundlegenden Risiken von KI⁸ auseinander und wie Sie bei ihrer Verwendung ethisches Handeln gewährleisten können.

Fragen, die beantwortet werden sollten:

• Welche Daten benötigen wir wirklich, um KI sinnvoll einzusetzen?
  Beispielantwort: Anonymisierte Spenderdaten und Projektkennzahlen.
   
• Sind unsere Daten aktuell, vollständig und frei von Fehlern?
  Beispielantwort: Ein Audit hat die Datenqualität bestätigt.
   
• Wie sichern wir, dass sensible Daten angemessen geschützt und anonymisiert werden?
  Beispielantwort: Durch Verschlüsselung und Zugriffskontrollen.
   
• Welche ethischen Prinzipien leiten den Einsatz unserer KI?
  Beispielantwort: Fairness, Transparenz und Datenschutz.

4. Integration in die Organisation

KI-Systeme entfalten nur dann ihren vollen Nutzen, wenn sie nahtlos in bestehende Arbeitsabläufe integriert werden und von den Mitarbeitenden akzeptiert sind.

Empfehlungen:

• Identifizieren Sie Prozesse, die durch KI optimiert oder automatisiert werden können.
• Schulen Sie Ihr Team, um die Akzeptanz und Kompetenz im Umgang mit der Technologie zu steigern.
• Schaffen Sie klare Verantwortlichkeiten für die Überwachung und Weiterentwicklung der KI-Systeme.
• Fördern Sie eine Kultur des Feedbacks, um Schwächen und Stärken der Systeme kontinuierlich zu bewerten.

Fragen, die beantwortet werden sollten:

• Wie lässt sich KI in unsere bestehenden Prozesse und Systeme integrieren?
  Beispielantwort: KI wird zur Analyse von Spenderdaten eingesetzt, um Kampagnen besser zu planen.
   
• Welche Aufgaben können automatisiert werden, „ohne den menschlichen Faktor zu verlieren“?
  Beispielantwort: Automatisierte E-Mail-Kampagnen mit persönlicher Ansprache.
   
• Wie schulen wir unser Team im Umgang mit KI?
  Beispielantwort: Schulungen werden von externen Experten durchgeführt.
   
• Wer übernimmt die Verantwortung für die Überwachung und Anpassung des KI-Systems?
  Beispielantwort: Der IT-Beauftragte ist verantwortlich.

5. Erfolg messen und weiterentwickeln

Ohne Evaluierung können Chancen übersehen und Fehler nicht behoben werden. Eine kontinuierliche Verbesserung sichert und steigert den langfristigen Nutzen.

Empfehlungen:

• Entwickeln Sie KPIs⁹, die den Nutzen von KI messbar machen.
• Überwachen Sie die Leistung Ihrer KI-Systeme regelmäßig und passen Sie diese bei Bedarf an.
• Erstellen Sie Berichte, um die Ergebnisse der KI-Nutzung intern und extern transparent zu machen.

Fragen, die beantwortet werden sollten:

• Welche Kennzahlen messen den Erfolg unseres KI-Einsatzes?
  Beispielantwort: Steigerung der Spendeneinnahmen, Zeitersparnis.
   
• Wie bewerten wir die Zufriedenheit von Spendern und Mitarbeitenden?
  Beispielantwort: Durch Feedback und Umfragen.
   
• Wie passen wir die Systeme an veränderte Anforderungen oder neue Technologien an?
  Beispielantwort: Regelmäßige Updates und Schulungen.

„Gründlichkeit vor Schnelligkeit“

Die Auswahl, Implementation und Nutzung neuer Software in gemeinnützigen Organisationen, beispielsweise zur Mitglieder-, Spender- oder Projektverwaltung, ist seit jeher ein herausforderungsvoller Prozess. Seine Erfolgswahrscheinlichkeit kann durch ein systematisches, planvolles Vorgehen wesentlich erhöht werden. Da den meisten gemeinnützigen Organisationen ein tieferes Verständnis der Funktionsweise von KI-Technologien fehlen dürfte, gleichzeitig an sie jedoch zusätzliche Anforderungen hinsichtlich eines ethisch einwandfreien Verhaltens, auch bei der Verwendung KI-basierter Programme gestellt werden, bedarf es einer gründlichen Auseinandersetzung. Die investierte Zeit kann sich jedoch durch Effizienzsteigerungen bei adäquatem Einsatz von KI bereits kurz- und mittelfristig amortisieren.

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Hinweis: Dieser Beitrag wurde zu seiner Strukturierung mit Unterstützung von “ChatGPT” erstellt. Der “Leitfaden zum Umgang mit KI-Technologien in gemeinnützigen Organisationen” kann kostenfrei als PDF-Dokument heruntergeladen werden.

Wesentliche Quellen:

¹ Es gibt keine einheitliche Definition des Begriffs „Künstliche Intelligenz“. Das Fraunhofer Institut definiert KI wie folgt: „Künstliche Intelligenz (KI) ist ein Teilgebiet der Informatik. Sie imitiert menschliche kognitive Fähigkeiten, indem sie Informationen aus Eingabedaten erkennt und sortiert. Diese Intelligenz kann auf programmierten Abläufen basieren oder durch maschinelles Lernen erzeugt werden.“ (Quelle: www.iks.fraunhofer.de)
² KI-Systeme: Anwendungen oder Plattformen, die KI-Technologien verwenden, um komplexe Aufgaben in großem Maßstab zu automatisieren oder zu optimieren, z. B. Datenanalyse, Spracherkennung oder Bilderkennung.
Der „EU AI Act“ definiert „KI-System“ wie folgt: „"ein maschinengestütztes System, das so konzipiert ist, dass es mit unterschiedlichem Grad an Autonomie betrieben werden kann und nach seiner Einführung Anpassungsfähigkeit zeigt, und das für explizite oder implizite Ziele aus den Eingaben, die es erhält, ableitet, wie es Ausgaben wie Vorhersagen, Inhalte, Empfehlungen oder Entscheidungen generieren kann, die physische oder virtuelle Umgebungen beeinflussen können“; Quelle: EU AI Act (Artikel 3): abrufbar unter: https://artificialintelligenceact.eu/de/article/3/
³ KI-Programme: Softwarelösungen, die KI-Algorithmen nutzen, um spezifische Aufgaben auszuführen, oft in Form von Tools wie Chatbots, Text- oder Bildgeneratoren.
⁴ Der „KI-Wertekompass Zivilgesellschaft“ ist Teil des White Paper „Freiheit als zentraler Wert für den Einsatz von KI in der Zivilgesellschaft“; online abrufbar unter: https://demokratische-ki.de
⁵ Open Source: Software, deren Quellcode öffentlich zugänglich ist und frei genutzt oder angepasst werden kann.
⁶ Beispielsweise bietet das Unternehmen OpenAI im Rahmen des Programms „OpenAI for Nonprofits“ gemeinnützigen Organisationen bei einzelnen Versionen von „ChatGPT“ Rabatte an: https://help.openai.com
⁷ Bei der KI-Anwendung “Comms4Good” – einem digitalen (auf ChatGPT basierenden) Assistenten für die Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation gemeinnütziger Organisationen – wird angegeben, dass dieser standardmäßig DSGVO-konform sei. Nähere Informationen unter: https://comms4good.de
⁸ Das White Paper „Freiheit als zentraler Wert für den Einsatz von KI in der Zivilgesellschaft“ benennt als „Risiken beim Einsatz von KI“: 1. Autonomie und Entscheidungsfreiheit“, 2. „Meinungsfreiheit und Fehlinformationen“, 3. „Rechtliche Risiken und Urheberrecht“, 4. „Diskriminierung und Ungleichheit“, 5. „Datenschutz und Überwachung“, 6. „Ressourcenverbrauch und Rebound-Effekte“, „7. Technologische Abhängigkeiten“; online abrufbar unter: https://demokratische-ki.de
⁹ KPIs (Key Performance Indicators): Messbare Werte, die den Erfolg von Projekten oder Prozessen anzeigen.