Spendenbescheinigung richtig ausstellen: Darauf kommt es an!

Millionen an Spendenbescheinigungen

Die Deutschen spenden pro Jahr mehrere Milliarden Euro an steuerbegünstigte Institutionen. Profiteure sind unter anderem die Kirchen und unzählige gemeinnützige Organisationen. 

Spenderinnen und Spender haben das Recht auf eine “Zuwendungsbestätigung” – so der steuerrechtlich zutreffende Begriff. Für die Spender ist das wichtig, weil sie den gespendeten Betrag von der Steuer absetzen können.

6 Grundregeln für die Spendenbescheinigung

Damit Ihre Organisationen bei der Spendenbescheinigung den rechtlichen Rahmen einhält und die Spender einen gültigen Beleg erhalten, müssen dabei bestimmte Regeln eingehalten werden. Dazu zählen insbesondere:

1. Freistellungsbescheid

Ihre Organisation muss über einen aktuellen, ihre Gemeinnützigkeit bzw. Steuerbegünstigung belegenden Fest- oder Freistellungsbescheid oder anderen Nachweis verfügen, um Spendenbescheinigungen ausstellen zu dürfen. Spenderinnen und Spender können den Status über das Zuwendungsempfängerregister überprüfen.¹

2. Mitteleinsatz nur gemäß der Satzung

Sie muss gewährleisten, dass die Spende für ausschließlich und unmittelbar steuerbegünstigte satzungsmäßige Zwecke verwendet wird und korrekten Bereichen wie z. B. dem sog. „ideellen Bereich“ der Organisation zufließt.

3. Zuwendung ohne Gegenleistung 

Die Spende muss freiwillig und unentgeltlich geleistet werden und es muss sich zudem um eine Zuwendung ohne Gegenleistung handeln. Die Vermögensminderung auf Seiten des Spenders geht mit einer Vermögensmehrung auf Seiten Ihrer Organisation einher. 

Die „einfache öffentliche Danksagung“ an den Spender und die Ausstellung einer Spendenbescheinigung bzw. Zuwendungsbestätigung ist in jedem Fall zulässig, da es zu keinem der Umsatzsteuer unterliegenden Leistungsaustausch kommt.²

4. Keine Danksagungen und Werbung

Die vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlichten Vordrucke von Zuwendungsbestätigungen³ sind verbindliche Muster. Wortwahl und Reihenfolge der Vordrucke sowie deren Begrenzung auf eine DIN A4-Seite sind strikt einzuhalten. 

Ihr mit Logo versehenes Briefpapier dürfen Sie für die Erstellung nutzen. Danksagungen und Werbung für die eigene Organisation sind jedoch verboten – platzieren Sie diese daher auf der Rückseite oder machen Sie sie zum Inhalt von Begleitschreiben.

5. Sachspenden & Co.

Neben Geldspenden können Sie auch die Zuwendung von Sachspenden, den Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen sowie die Zuwendung von Mitgliedsbeiträgen bescheinigen, wobei es hier jedoch im Einkommenssteuergesetz näher bezeichnete Ausnahmen gibt.

Achten Sie bei Aufwands- und sog. Rückspenden aber in jedem Fall darauf, dass der Anspruch, auf den der Zuwendende verzichtet, überhaupt existiert. Für ehrenamtliche Arbeit, sog. „Zeitspenden“, dürfen Sie keine Zuwendungsbestätigung ausstellen. Grund hierfür ist, dass sich die Beteiligten von Beginn an einig sind, dass ein Entgelt für die zu erbringende Leistung nicht geschuldet ist und das Gesetz die reine Arbeitsleistung nicht als Spende anerkennt“.⁴

6. Unterschrift durch vertretungsberechtigte Person

Üblicherweise werden die Zuwendungsbestätigungen vom Schatzmeister bzw. dem Kassenwart oder der Kassenwartin des Vereins unterschrieben, häufig auch vom Vorsitzenden oder seinem Stellvertreter. Wichtig ist, dass sie von mindestens einer durch die Satzung vertretungsberechtigten Person unterschrieben werden.

Sammelbestätigung, vereinfachter Spendennachweis und Belegvorhaltepflicht

Um Organisationen den Aufwand für das Ausstellen der Bescheinigungen zu erleichtern, hat der Gesetzgeber in der Vergangenheit drei wesentliche Gesetzesänderungen vorgenommen. 

Zum einen besteht die Möglichkeit, eine Sammelbestätigung auszustellen. Diese muss jedoch als solche gekennzeichnet sein und zusätzlich zur Zuwendungsbestätigung eine Liste beinhalten, auf der die Art der Zuwendungen und der Tag der jeweiligen Zuwendung einzeln aufgeführt sind. Auch hierfür gibt es offizielle Vordrucke.

Zum anderen müssen Spender dem Finanzamt nur noch eine von der Organisation ausgestellte Zuwendungsbestätigung vorlegen, wenn der Spendenbetrag 300 Euro übersteigt. Alles darunter fällt unter die “Kleinspenden-Regelung”. 

Für Beträge bis maximal 300 Euro erlaubt das Finanzamt den Bareinzahlungsbeleg oder die Buchungsbestätigung eines Kreditinstituts als Nachweis für die Spende. Ergänzend dazu sollten Sie zusätzlich einen sog. „vereinfachten Spendennachweis“ mit folgenden Angaben einreichen:

- Name der Organisation
- Kontonummer der Organisation
- steuerbegünstigte Zwecke der Organisation
- ob es sich um eine Spende oder einen Mitgliedsbeitrag handelt
- vorzugsweise noch einen handschriftlichen Vermerk vom Betrag und dem Buchungsdatum.

Ausnahmen bilden Zuwendungen in Katastrophenfällen. Hier reicht aufgrund der besonderen Umstände eine Buchungsbestätigung in Form eines Kontoauszugs zur steuerlichen Berücksichtigung.

Die dritte wesentliche Gesetzesänderung ist die sog. Belegvorhaltepflicht, die seit dem Veranlagungszeitraum 2017 gilt. Derzufolge müssen Spenderinnen und Spender die Zuwendungsbestätigung nicht mehr zusammen mit der Steuererklärung einreichen bzw. übermitteln. Es reicht aus, wenn sie den Betrag in ihrer Steuererklärung eintragen und die Bescheinigung auf Nachfrage ihres Finanzamtes vorlegen können.

Sorgfalt ist Pflicht

Bei der Erstellung der Bescheinigungen sollten Sie in jedem Fall besondere Sorgfalt walten lassen. Denn: Werden Zuwendungsbestätigungen vorsätzlich oder grob fahrlässig fehlerhaft ausgestellt oder die zugewendeten Mittel unzulässig verwendet, haftet die Organisation für die entgangenen Steuern pauschal mit 30 Prozent des Spendenbetrags. 

Darunter fällt u. a. die Angabe eines höheren Spendenbetrags als tatsächlich entrichtet wurde oder die unzutreffende Angabe der Freiwilligkeit, z. B. im Falle von verpflichtenden Aufnahmegebühren in einen Verein oder Zutrittsgebühren bei Veranstaltungen.

Rechtliche Aspekte kennen und berücksichtigen

Unser Rat lautet daher: Machen Sie sich bzw. die für die Erstellung der Bescheinigungen zuständige Person mit der besonderen Verantwortung und den rechtlichen Gegebenheiten vertraut. Auch zu diesem Thema gibt es neben Schreiben des Bundesfinanzministeriums und den entsprechenden Gesetzestexten gut aufbereitete, verständlich formulierte Informationsquellen: von Fachbüchern und Internetportalen zum Spenden- bzw. Gemeinnützigkeitsrecht bis hin zu kostenfreien Fortbildungsvideos für gemeinnützige Organisationen⁴.

Vorsicht ist in diesem Zusammenhang in jedem Fall besser als Nachsicht bzw. Nachzahlung.

Nehmen Sie gern mit uns Kontakt auf, wenn Sie Rückfragen oder Anmerkungen zu diesem Beitrag haben oder unsere Unterstützung benötigen.

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Hinweis: Dieser Beitrag stellt keine rechtliche Beratung dar und ersetzt diese nicht. Der Beitrag wurde auf Grundlage seriöser Quellen (insbes. Fachliteratur) erstellt und soll der ersten Orientierung dienen.

Fußnoten:

¹ Das Register umfasst letztlich (nahezu) alle Organisationen, die berechtigt sind, ihren Spenderinnen und Spendern Zuwendungsbestätigungen (Spendenquittungen) auszustellen. Hierzu zählen insbesondere: gemeinnützige Körperschaften, juristische Personen des öffentlichen Rechts, Parteien und Wählervereinigungen. Nähere Informationen finden Sie in unserem Magazin-Beitrag “Das neue Zuwendungsempfängerregister”.
² Im Anwendungserlass zur Abgabenordnung heißt es dazu, dass die Behandlung als Spende zulässig sei, „wenn der Empfänger der Leistungen z.B. auf Plakaten, Veranstaltungshinweisen, in Ausstellungskatalogen oder in anderer Weise auf die Unterstützung durch einen Sponsor lediglich hinweist. Dieser Hinweis kann unter Verwendung des Namens, Emblems oder Logos des Sponsors, jedoch ohne besondere Hervorhebung, erfolgen.“
³ Die Vordrucke sind über das Formular-Management-System des Bundesministeriums der Finanzen abrufbar (in das Suchfeld mit der Lupe auf der linken Seite den Begriff “Zuwendung” eingeben). Ebenso stellt das Landesamt für Steuern Niedersachsen auf seiner Internetseite Muster für Zuwendungsbestätigungen bereit. Abrufbar unter: https://lstn.niedersachsen.de
⁴ Quelle: Nessler, Patrick: „„Zeitspenden“ sind keine Spenden im Sinne des Steuerrechts“
⁵ Zu empfehlen sind in diesem Zusammenhang unter anderem das Webinar “Fit in 10 Schritten - Die Spendenbescheinigung” und der Online-Beitrag “Spendenquittungen richtig ausstellen”. Im “Frage-Antwort-Katalog zum Bereich Gemeinnützigkeit” des Landesamts für Steuern Niedersachsen befindet sich ein sehr informatives Kapitel ("IV.") zum Thema “Zuwendungsbestätigung”.